Themenseiten und FAQ

Themenseiten

Es stehen Ihnen mehrere Themendossiers zur Verfügung, die weitere Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg enthalten.

Die Themenseite des Ministeriums für Digitalisierung

Die Themenseite wird stets aktualisiert und wird auf Deutsch, Französisch und Englisch veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Es bietet unter anderem nützliche Links zur Liste der öffentlichen Einrichtungen, die über Peppol adressierbar sind.

Die Themenseite "e-invoicing" der luxemburgischen Handelskammer

Diese Seite steht Ihnen neben Deutsch auch auf Französisch und Englisch zur Verfügung. 

Die Themenseite der luxemburgischen Handwerkskammer

Die Seite die Sie über die Rubrik eHandwierk aufrufen können, wird  auf Deutsch und Französisch veröffentlicht. Darüber hinaus bietet eine spezielle Seite der Handwerkskammer außerdem eine E-Rechnungsdiagnose an, die Unternehmen mit wenigen Klicks darüber informiert, ob sie von der elektronischen Rechnungsstellung in Luxemburg betroffen sind.

Häufig gestellte Fragen

Was genau ist eine "elektronische Rechnung"?

Es handelt sich hierbei um eine Rechnung in einer strukturierten elektronischen Form. Sie kann automatisch und ohne menschliches Zutun von einem Rechner gelesen und ausgewertet werden. Es handelt sich also nicht um eine einfache PDF- oder Worddatei die zum Beispiel per E-Mail übermittelt wird.

Welche Vorteile bringt mir die elektronische Rechnungsstellung?

Elektronische Rechnungen bieten sowohl den jenen, die sie ausstellen, als auch denen, die sie empfangen, zahlreiche Vorteile: Automatisierung und höhere Effizienz, schnellere Bearbeitung, kürzere Zahlungsfristen, Kosteneinsparungen, bessere Rückverfolgbarkeit der Rechnungen...

Was ist ein öffentlicher Auftrag?

Es handelt sich um schriftlich geschlossene entgeltliche Verträge zwischen einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern (meistens Unternehmen) und einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern (Einrichtungen des öffentlichen Sektors), über die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen.

Was versteht man in diesem Zusammenhang unter einer öffentlichen Einrichtung?

Dazu gehören Ministerien, Verwaltungen, Gemeinden, öffentlich-rechtliche Einrichtungen (die meisten Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht (ASBL), öffentliche Einrichtungen, wirtschaftliche Interessenvereinigungen usw.) und Verbände, die von den zuvor aufgeführten Einrichtungen gebildet werden.

Wo finde ich die Liste jener Einrichtungen des öffentlichen Sektors denen ich über Peppol eine Rechnung übermitteln kann?

Das Ministerium für Digitalisierung veröffentlicht aktualisierte Listen der öffentlichen Einrichtungen (Excel, 43 KB), die Peppol verwenden, sowie ihre jeweiligen Peppol-IDs. Es ist auch möglich, direkt auf das Peppol-Verzeichnis zuzugreifen. 

Welche Art von Unternehmen ist von dieser Verpflichtung betroffen?

Das Gesetz gilt für alle Unternehmen und sonstige Organisationen, die Rechnungen an öffentliche Einrichtungen ausstellen, unabhängig davon, ob es sich um ein luxemburgisches oder ein ausländisches Unternehmen handelt.

Ich habe kleinere Arbeiten für eine Gemeindeverwaltung ausgeführt. Der Rechnungsbetrag ist recht gering. Bin ich trotzdem betroffen?

Außer in den Fällen die ausdrücklich vom Gesetz vorgesehen sind, betrifft die elektronische Rechnungsstellung alle Rechnungen, die an eine öffentliche Einrichtung ausgestellt werden, unabhängig vom Rechnungsbetrag oder der Art der in Rechnung gestellten Leistung oder Lieferung.

Wie viel wird es mich kosten, das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung einzuhalten?

Wenn sich ein Unternehmen für die Nutzung von MyGuichet.lu entscheidet, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Dieses Verfahren bietet allerdings nicht alle Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung. Die Nutzung von Peppol hingegen ist mit variablen Kosten für die Miete, Einrichtung oder Wartung eines Zugangspunkts verbunden. Wenn man jedoch alle Kosten berücksichtigt, die mit dem herkömmlichen Rechnungsstellungsprozess verbunden sind (Erstellen der Rechnung, Papier, Druck, Umschlag, manueller Versand usw.), führt die elektronische Rechnungsstellung in der Regel zu niedrigeren Rechnungskosten.

Gibt es staatliche Unterstützung für die elektronische Rechnungsstellung?

Im Rahmen des Programms SME Packages - Digital wird eine maßgeschneiderte Begleitung angeboten, um eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung im Unternehmen zu implementieren. Diese Begleitung bietet die Möglichkeit, einen Zuschuss in Höhe von 5.000 Euro zu erhalten, der von der Generaldirektion für den Mittelstand des Wirtschaftsministeriums in Zusammenarbeit mit Luxinnovation und dem House of Entrepreneurship ausgestellt wird.

Um diese Unterstützung zu erhalten, muss ein Unternehmen die folgenden kumulativen Kriterien erfüllen:

  • über eine von der Generaldirektion für den Mittelstand erteilte Niederlassungsgenehmigung verfügen,
  • die Bedingungen für KMU in Bezug auf Mitarbeiterzahl, Jahresumsatz und Jahresbilanz erfüllen.

Kontakt per E-Mail unter digital@houseofentrepreneurship.lu oder telefonisch unter der Nummer +352 42 39 39 840.

Was ist für mich die bessere Lösung: Peppol oder MyGuichet.lu?

Im Allgemeinen ist Peppol die beste Lösung für Unternehmen jeder Größe, die eine große Anzahl von Rechnungen versenden. Peppol ermöglicht es, den Prozess zu automatisieren, was zu einer höheren Effizienz führt. Kurzfristig sind die auf MyGuichet.lu angebotenen alternativen Lösungen jedoch besser für Unternehmen und andere Organisationen geeignet, die nur wenige Rechnungen pro Monat ausstellen.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein gemeinsames Liefernetzwerk, das die automatisierte Ausstellung, Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen ermöglicht. Es wurde eingerichtet, um die sichere Übermittlung von Rechnungen in einem strukturierten Format, in diesem Fall im XML-Format, auch grenzüberschreitend zu ermöglichen.

Was ist die Peppol-ID?

Die Peppol-ID ist eine einmalige Nummer, die mit jeder Entität verbunden ist. Sie ist vergleichbar mit einer Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) in der Welt der Papierpost oder einer E-Mail-Adresse in der Welt des E-Mail-Verkehrs. Diese Peppol-Kennung wird verwendet, um in Peppol zuverlässig und eindeutig den Sender einer Nachricht auf der einen Seite und den Empfänger der Nachricht auf der anderen Seite zu identifizieren.

Alle elektronischen Rechnungen, die über Peppol versendet werden, enthalten immer die Peppol-ID des Senders und die des Empfängers. Ohne Peppol-ID kann das Peppol-Netzwerk nicht wissen, an wen die Rechnung adressiert ist, d. h. wohin eine Nachricht gesendet werden soll.

Die beiden Felder "EndpoinID" werden im Peppol-Standard BIS Billing 3.0 verwendet, um die Peppol-Kennungen des Senders und des Empfängers anzugeben.

In Luxemburg können als Peppol-Kennung verwendet werden:

  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; oder
  • die Identitätsnummer des "Répertoire des personnes morales" (Verzeichniss der juristischen Personen). Es handelt sich um eine elfstellige Nummer, die auch als Matrikel bezeichnet wird.

Die in Peppol für beide Arten von Nummern zu verwendende Codeliste ist immer die Liste 9938, d. h. LU:VAT.

Die Nummern sind also von der Art :

  • 9938:lu10061242 (für die VAT-Nummer); oder
  • 9938:12345678910 (für die Identitätsnummer aus dem Verzeichnis der juristischen Personen).

 

Wie verschicke ich elektronische Rechnungen über Peppol?

Um elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu verschicken, muss Ihre Rechnungssoftware über einen Peppol-Zugangspunkt mit Peppol verbunden sein. Dies kann über verschiedene Peppol-zertifizierte Dienstleister geschehen oder durch die Verwendung von Rechnungssoftware, die standardmäßig (out of the box) mit Peppol verbunden ist.

Eine vollständige Liste der Peppol-Dienstleister finden Sie auf der Peppol-Webseite.

Die Handelskammer und die Handwerkskammer bieten darüber hinaus nicht erschöpfende Listen von Peppol-Dienstleistern und Rechnungssoftware, die standardmäßig mit Peppol verbunden sind (luxemburgische und ausländische). Diese Listen werden auf der folgenden Seite veröffentlicht: https://efacturation.public.lu/de/guides.html 

Ich habe den Peppol-Zugang genutzt und meine Rechnung wurde zurückgewiesen. Was soll ich tun?

Wenn die Rechnung direkt vor der Übermittlung an den Endempfänger abgelehnt wird, können Sie den Grund für diese Ablehnung beim Ministerium für Digitalisierung unter info@efact.public.lu erfragen.

Welche Formate sind für eine elektronische Rechnung im Peppol-Netzwerk zulässig?

Jedes Format für elektronische Rechnungen, das im Peppol-Netzwerk zugelassen ist, entspricht automatisch der Europäischen Norm EN 16931-1:2017 und einer der beiden gesetzlich zugelassenen Syntaxen:

  • XML UBL (Universal Business Language), das in der Norm ISO/IEC 19845:2015 definiert ist und von der gemeinnützigen Organisation OASIS Open gepflegt wird;
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), entwickelt von der UN/CEFACT, wie in den XML-Schemata 16B (SCRDM - CII) spezifiziert.

Der in Peppol verwendete Standard für elektronische Rechnungen ist Peppol BIS Billing 3.0 im XML UBL-Format. Alle Details zu diesem Standard finden Sie hier: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0.

Dieser Standard ist der einzige, den alle Peppol-Zugangspunkte zwangsweise empfangen und verarbeiten können müssen. Es wird daher dringend empfohlen, für den Versand immer diesen Standard zu verwenden.

Andere Arten von elektronischen Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (XRechnung 2.2 im UBL- und CII-Format, Peppol BIS Billing 3.0 im CII-Format, Peppol EN 16931 UBL Invoice usw.), können ebenfalls über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden. Allerdings handelt es sich bei diesen Fällen um Formate, die entweder national sind oder in der Praxis kaum oder gar nicht verwendet werden. Viele oder sogar häufig die Mehrheit der Peppol-Zugangspunkte sind daher oft nicht in der Lage, diese Formate zu empfangen. Von der Verwendung dieser Formate ist daher im Allgemeinen eher abzuraten.

Welche Arten von elektronischen Rechnungen können über das Webformular "Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung" auf MyGuichet.lu hochgeladen werden?

Derzeit können auf MyGuichet.lu die folgenden zwei Arten von konformen elektronischen Rechnungen hochgeladen werden:

Es ist geplant, weitere Formate hinzuzufügen. Es wird jedoch nie möglich sein, alle existierenden nationalen und spezifischen Formate zu akzeptieren.

Welches Feld muss für den Garantieeinbehalt ausgefüllt werden?

Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1:2017 enthält keine speziellen Felder zur Angabe von Informationen über einen Garantieeinbehalt. Der Peppol-Standard BIS Billing 3.0, der zwingend mit der europäischen Norm übereinstimmen muss, kennt daher auch keine solchen Felder.

Um die in diesem Zusammenhang bestehenden fachlichen Anforderungen zum jetzigen Zeitpunkt abzudecken, empfehlen wir, das Freitextfeld "PaymentTerms:Note" (Zahlungsmodalitäten) in Peppol BIS Billing 3.0 zu verwenden, um alle Informationen über den Sicherheitseinbehalt anzugeben. Diese Möglichkeit besteht auch im Formular auf MyGuichet.lu und ist mit "Zahlungsmodalitäten" bezeichnet.

Wenn der Vertrag vor dem Inkrafttreten des Gesetzes unterzeichnet wurde, fallen dann die im Rahmen des Vertrags ausgestellten Rechnungen unter die Verpflichtung?

Ja, das Kriterium des Gesetzes ist nicht das Datum des Vertragsabschlusses, sondern das Datum der Ausstellung der fraglichen Rechnung.

Wenn der Vertrag vor dem Datum der Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung unterzeichnet wurde, müssen dann nach diesem Anwendungsdatum ausgestellte Rechnungen trotzdem als konforme elektronische Rechnungen ausgestellt werden?

Ja, das im geänderten Gesetz vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsstellung als Kriterium definierte Datum ist nicht ein etwaiges Datum des Vertragsabschlusses, sondern das Datum der Rechnungsausstellung. Folglich muss jede Rechnung, die nach dem Datum der Anwendung der gesetzlichen Verpflichtung ausgestellt wird, eine konforme elektronische Rechnung sein, und zwar unabhängig davon, wann der Vertrag, in dessen Rahmen die Rechnung ausgestellt wird, geschlossen wurde. Die gesetzlichen Verpflichtungen haben Vorrang vor etwaigen vertraglichen Bestimmungen.

Wie kann ich meine elektronischen Rechnungen auf ihre Konformität testen?

Es gibt viele öffentliche und private Webseiten, die Dienste anbieten, um eine elektronische Rechnung auf Konformität mit einem der vielen existierenden Standards für elektronische Rechnungen zu testen, z. B.:

Kann ich meine Rechnungen, die direkt über das Peppol-Netzwerk versendet werden, testen?

Sie können testen, ob Ihre Rechnungen ankommen, indem Sie sie an unsere Testumgebung (mithilfe von SMK) und an eine der beiden im Test eingesetzten Einheiten senden:

  • Ministerium für Digitalisierung - Teilnehmer ID: 9938:LU31168204
  • Staatliches Zentrum für Informationstechnologie (CTIE) - Teilnehmer-ID: 9938:LU10889245-TEST oder Teilnehmer-ID: 9938:lu10889245.

 

Andere Einrichtungen des öffentlichen Sektors können in unserer Testumgebung nicht angeschrieben werden, da sie in dieser Umgebung nicht über eine eigene Peppol-ID verfügen. Der Versand über Peppol sollte nicht dazu verwendet werden, die Konformität der Dateien mit dem Peppol BIS Billing 3.0-Standard zu überprüfen. Die Konformität muss vorher sichergestellt werden, indem die XML-Dateien über eine der dafür vorgesehenen Webseiten oder mithilfe des Schematrons auf der Peppol-Website auf ihre Konformität getestet werden.

Wie kann ich als Behörde sicherstellen, dass ich meine elektronischen Rechnungen direkt über Peppol erhalte?

Um Rechnungen über Peppol empfangen zu können, müssen Sie Mitglied des Peppol-Netzwerks sein. Um Mitglied von Peppol zu werden, können Sie über das unten vorgeschlagene Formular beim Ministerium für Digitalisierung beantragen, dass Sie auf dem Zugangspunkt zum Peppol-Netzwerk des CTIE (Centre des technologies de l'information de l'État) eingesetzt werden. Oder Sie können selbst die notwendigen Schritte unternehmen, um sich mit Peppol zu verbinden, indem Sie einen Zugangspunkt bei einem der vielen zertifizierten Peppol-Dienstleister mieten.

In beiden Fällen müssen Sie das folgende Formular ausfüllen, um dem Ministerium für Digitalisierung die nötigen Informationen zu übermitteln, die Wirtschaftsteilnehmer benötigen, um sowohl über Peppol als auch über die Webformulare von MyGuichet.lu elektronische Rechnungen zukommen lassen zu können:

Dank den über dieses Webformular erhaltenen Informationen wird das Ministerium für Digitalisierung, wenn Sie den Peppol-Zugangspunkt des CTIE nutzen möchten, Sie in den nächsten Tagen auf diesem Zugangspunkt einsetzen und Sie darüber informieren, ab wann Sie über Peppol erreichbar sind.

Das Ministerium wird außerdem - für diejenigen, die sich auf dem Peppol-Zugangspunkt befinden, und diejenigen, die einen anderen Zugangspunkt nutzen - diese Informationen verwenden, um die Liste der mit Peppol verbundenen Einrichtungen des öffentlichen Sektors zu aktualisieren. Diese Liste wird in den Webformularen MyGuichet.lu verwendet und in dem der elektronischen Rechnungsstellung gewidmeten Dossier auf der Website des Ministeriums für Digitalisierung veröffentlicht.

Wenn eine öffentliche Stelle uns nicht mitteilt, dass sie mit Peppol verbunden ist, ist die Liste folglich unvollständig und sie kann keine elektronischen Rechnungen über die Webformulare von MyGuichet.lu empfangen.

Ich bin eine öffentliche Einrichtung und bin nun mit Peppol verbunden. Was muss ich jetzt tun?

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Wirtschaftsteilnehmer an ihre Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen zu erinnern und ihnen Ihre Peppol-ID mitzuteilen, damit sie diese ID kennen und Ihnen problemlos eine elektronische Rechnung über Peppol oder über eines der Webformulare von MyGuichet.lu zusenden können.

Wie können ausländische Wirtschaftsteilnehmer elektronische Rechnungen stellen?

Ausländischen Wirtschaftsteilnehmern stehen genau dieselben Kanäle für die Übermittlung von konformen elektronischen Rechnungen zur Verfügung wie inländischen Wirtschaftsteilnehmern. Diese Übermittlungskanäle sind offen, standardmäßig grenzüberschreitend, nicht diskriminierend gegenüber einem ausländischen Wirtschaftsteilnehmer und können daher problemlos auch von diesen ausländischen Wirtschaftsteilnehmern genutzt werden.

Es können verwendet werden:

  • entweder das internationale und grenzüberschreitende Liefernetzwerk Peppol (peppol.org) für die automatisierte und effiziente Übermittlung und den Empfang konformer elektronischer Rechnungen;
  • oder die 2 Arten von Webformularen, die auf MyGuichet.lu angeboten werden für die manuelle Übermittlung von konformen elektronischen Rechnungen.

Die Links zu den 2 Arten von Webformularen, die auf MyGuichet.lu angeboten werden:

1. Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags

2. Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags

Diese Webformulare sind verfügbar :

  • in Versionen mit Authentifizierung, die auch die Verwendung von etwa 15 ausländischen eIDs (elektronische Authentifizierungsmittel) aus anderen europäischen Ländern ermöglichen
  • in Versionen ohne Authentifizierung, die speziell für Wirtschaftsteilnehmer gedacht sind, die noch über keine eID oder keine der zahlreichen ausländischen eIDs verfügen, die auf MyGuichet.lu akzeptiert werden.

Diejenigen, die eine der nicht authentifizierten Versionen der Formulare verwenden möchten, müssen sich zuvor von der öffentlichen Stelle, an die ihre Rechnung gerichtet ist, einen Einmalcode geben lassen, der auf der ersten Seite des Formulars anzugeben ist. Außerdem müssen sie vor der Übermittlung ihrer Rechnung an den Rechnungsempfänger einen Bestellschein oder ein anderes Dokument hochladen, das die vertragliche Beziehung begründet und dem Wirtschaftsteilnehmer von der betreffenden öffentlichen Stelle vorab zur Verfügung gestellt wird.

An wen kann ich mich wenden, um weitere Informationen zu erhalten?

Die Kontaktdaten der Partner, die Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen können, finden Sie im Kontaktformular auf dieser Webseite.

Ich muss eine Gutschrift erstellen. Wie muss ich vorgehen?

Sie können Ihre Gutschriften entweder über das Peppol-Netzwerk oder gemäß den auf MyGuichet.lu verfügbaren Verfahren einreichen.

Auf MyGuichet.lu:

Ich habe eine Rechnung an eine Einrichtung des öffentlichen Sektors geschickt und dabei einen Fehler gemacht: Ich habe sie an den falschen Empfänger geschickt oder mich auf einer anderen Ebene geirrt. Was muss ich tun?

Wie bei einer E-Mail oder einem per Post versandten Dokument ist es nach der Übermittlung einer elektronischen Rechnung nicht mehr möglich, sie zu korrigieren. So muss in jedem Fall eine neue, korrekte Rechnung ausgestellt werden.

Wenn Sie eine Gutschrift versenden müssen, können Sie dies entweder über die Formulare von MyGuichet.lu oder über Peppol tun.

Auf MyGuichet.lu ist es derzeit nur möglich eine Gutschrift im UBL-Format Peppol BIS Billing 3.0 Format hochzuladen. Wenn Sie ein anderes Format oder das manuelle Verfahren verwenden, können Sie Ihre Gutschrift per E-Mail oder auf dem Postweg einreichen bis das richtige Verfahren verfügbar ist.

Ich bin eine öffentliche Einrichtung und habe soeben eine elektronische Rechnung erhalten die Fehler enthält. An wen kann ich mich wenden?

Wenn Sie einen Fehler in der Rechnung feststellen, wenden Sie sich bitte an den betreffenden Wirtschaftsteilnehmer. Da das Ministerium für Digitalisierung die elektronischen Rechnungen lediglich an den Empfänger weiterleitet, kann es eine Rechnung nicht ändern oder berichtigen.

Ich sende regelmäßig ähnliche Rechnungen an eine Einrichtung des öffentlichen Sektors über meinen professionellen Bereich MyGuichet.lu. Muss ich meine Rechnung jedes Mal vollständig neu eingeben oder kann ich sie duplizieren?

Damit Sie Ihre Daten nicht für jede neue Rechnung erneut eingeben müssen, können Sie die Felder in der Rubrik "Mein Profil" ausfüllen. Diese Felder werden dann in dem oder den folgenden Verfahren, die Sie für den Versand einer elektronischen Rechnung erstellen, vorausgefüllt.

Bitte beachten Sie, dass es ab sofort möglich ist, eine Rechnung auf MyGuichet.lu zu duplizieren. Wenn Sie auf einen Vorgang klicken, der noch "in Vorbereitung" ist, sehen Sie oben rechts auf dem Bildschirm ein Symbol "Duplizieren" neben dem Symbol "Löschen".

Ich habe eine XRechnung. Worauf muss ich besonders achten?

Bei einer XRechnung müssen Sie in der XML-Datei unbedingt die Peppol-IDs des Senders und des Empfängers wie folgt hinzufügen (da sie in diesem Format nicht automatisch angegeben werden):

  • Bei einem XML im Format UBL, sind die Kennziffern des Absenders (<cac:AccountingSupplierParty>) und des Empfängers (<cac:AccountingCustomerParty>) anzugeben, z. B. :
    • <cbc:EndpointID schemeID="9938">LU31168204</cbc:EndpointID>
  • Bei einem XML im Format UN/CEFACT CII sind die Kennziffern des Absenders (<ram:SellerTradeParty>) und des Empfängers (<ram:BuyerTradeParty>) anzugeben, z. B. :
    • <ram:URIUniversalCommunication>
      <ram:URIID schemeID="9938">LU31168204</ram:URIID>
      </ram:URIUniversalCommunication>

Die für alle luxemburgischen öffentlichen oder privaten Organisationen zu nutzende schemeID ist "9938". Bei anderen Ländern, ist jeweils die schemeID zu nutzen die in diesem Land im Peppol-Netzwerk vorgegeben ist.

Finden Sie auch zwei FAQs zum Thema elektronische Rechnungsstellung:

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