Leitfaden

• Der praktische Leitfaden der Handelskammer (Chambre de commerce): Die Handelskammer hat einen praktischen Leitfaden auf Französisch und Englisch veröffentlicht, in dem alle nützlichen Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung zusammengefasst sind: Vorstellung des rechtlichen Rahmens, Erklärung der elektronischen Rechnungsstellung, Vorteile, Erfahrungsberichte, Einführung in die verschiedenen Arten der Begleitung und zahlreiche praktische Informationen.
  
• Das Infoblatt der Handwerkskammer (Chambre des métiers) bietet eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen auf zwei Seiten.

• Folien der Schulung zum Thema elektronische Rechnungsstellung vom 2. Juni 2022, die vom Ministerium für Digitalisierung im House of Training abgehalten wurde
• Video der Konferenz über elektronische Rechnungsstellung vom 4. Oktober 2022 in der Handwerkskammer (auf Luxemburgisch)
• Video der Konferenz über elektronische Rechnungsstellung vom 4. Oktober 2022 in der Handwerkskammer (ins Französische übersetzt)

Das Ministerium für Digitalisierung bietet eine Reihe von 8 Erklärvideos zum Thema elektronische Rechnungsstellung an. Die Videos mit einer Länge von 1 Minute 30 Sekunden bis maximal 9 Minuten 30 Sekunden sind nicht umfassend, sondern informieren über die wichtigsten Elemente des behandelten Themas.  Sie wurden auf dem Youtube-Kanal des Ministeriums für Digitalisierung veröffentlicht. Die direkten Links finden Sie unten:

1. Einleitung
2. Rechtlicher Rahmen
3. Schlüsselkonzepte
4. Gesetzliche Verpflichtungen
5. Peppol Netzwerk
6. MyGuichet.lu Lösung
7. Inhalt einer elektronischen Rechnung
8. Dispatching nach dem Rechnungseingang

• Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift über MyGuichet.lu
• Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift über MyGuichet.lu
  

• Tutorial (Video) zum Vorgang der Übermittlung
• Tutorial (Video) zum Vorgang der manuellen Eingabemanuelle
  

Zwei nicht erschöpfende Listen, eine mit Anbietern von Rechnungsstellungssoftware und nationalen Peppol-Dienstleistern (Pdf, 103 KB) und die andere mit internationalen Peppol-Dienstleistern (Pdf, 181 KB), wurden von der Handelskammer und der Handwerkskammer erstellt. Jeder Dienstleister, der in eine dieser Listen aufgenommen werden möchte, kann dies beantragen, indem er uns per E-Mail kontaktiert und alle für jeden Dienstleister in der jeweiligen Liste angegebenen Informationen bereitstellt.

Eine erschöpfende Liste aller Peppol-Dienstleister, auch derjenigen, die ihre Dienste möglicherweise nicht in Luxemburg anbieten, finden Sie auf der folgenden Webseite:

https://peppol.org/members/peppol-certified-service-providers

Tiefer finden Sie:

• eine XLS-Datei die:
  • alle Felder einer elektronischen Rechnung, respektive einer Gutschrift semantisch beschreibt auf Basis der Informationselemente (BT: Business Term) die in der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1:2017+A1:2019 definiert sind;
  • die Entsprechung herstellt zwischen diesen vorher erwähnten BT und den Feldern in den MyGuichet-Webformularen für die manuelle Erfassung einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift;
  • die Entsprechung herstellt zwischen den BT der vorher erwähnten europäischen Norm und den Feldern in den 2 verschiedenen PDF-Typen (Rechnung und Gutschrift), die, nach Empfang über Peppol und auf Basis der empfangenen XML-Datei, für die öffentlichen Einrichtungen erstellt werden die ihre Rechnungen und Gutschriften über Zugangspunkt und die digitale Poststelle der Regierung ("Peppol-Zugangspunkt des CTIE"); 
  • die Entsprechung herstellt zwischen den BT der vorher erwähnten europäischen Norm und den Feldern des Peppol BIS-Standards der UBL als XML-Format (Syntax) nutzt.

• 2 PDF-Dateien welche Musterbeispiele sind, die genau anzeigen welche Felder einer elektronischen Rechnung, respektiv einer elektronischen Gutschrift wo und wie in der PDF-Datei angezeigt werden die, nach Empfang über Peppol, auf Basis der empfangenen XML-Datei erstellt wird:
• beschreibung der Namenskonventionen für Dateien, die an öffentliche Stellen übermittelt werden, die den Zugangspunkt und die digitale Poststelle der Regierung nutzen.

Dateien zum Herunterladen:

• Semantische Beschreibung der Datenfelder (BT) (Excel, 275 KB) der europäischen Norm EN 16931-1:2017+A1:2019 und ihrer Entsprechung zu den Datenfeldern in den MyGuichet-Webformularen, in den PDFs und im Peppol-Standard (XLS). Diese Datei kann in den 3 folgenden Sprachen gelesen werden: Französisch, Englisch und Deutsch. Die Anzeigesprache der XLS-Datei kann man ändern, indem man oben im ersten Reiter der XLS-Datei die gewünschte Sprache auswählt.
• Musterbeispiel der PDF-Datei, die erstellt wird auf Basis der Daten, die in der über Peppol empfangenen elektronischen Rechnung enthalten sind (PDF). Diese Datei zeigt an welche BT (Business Term) der europäischen Norm EN 16931-1:2017+A1:2019 im PDF einer Rechnung wo genau erscheinen. Die Bedeutung der jeweiligen BT ist in der höher aufgeführten XLS-Datei dokumentiert.
• Musterbeispiel der PDF-Datei, die erstellt wird auf Basis der Daten, die in der über Peppol empfangenen elektronischen Gutschrift enthalten sind (PDF). Diese Datei zeigt an welche BT (Business Term) der europäischen Norm EN 16931-1:2017+A1:2019 im PDF einer Gutschrift wo genau erscheinen. Die Bedeutung der jeweiligen BT ist in der höher aufgeführten XLS-Datei dokumentiert.

Achtung: Die PDF-Dateien die in der oben aufgeführten XLS-Datei beschrieben werden, wie auch die oben aufgeführten PDF-Dateien selbst, entsprechen den PDF-Dateien die auf Basis der XML-Dateien erstellt werden die über den Peppol-Zugangspunkt der Regierung ("Peppol-Zugangspunkt des CTIE") empfangen und verteilt werden.

Auch wenn die Mehrheit der Luxemburger öffentlichen Einrichtungen diesen Zugangspunkt nutzen, erhalten doch viele öffentliche Einrichtungen ihre Dateien über andere Peppol-Zugangspunkte. Diese anderen Plattformen können entweder überhaupt keine PDF-Dateien erstellen oder PDF-Dateien erstellen, die abweichen was den Inhalt und die Darstellung betrifft.

Namenskonventionen für Dateien, die an öffentliche Einrichtungen übermittelt werden, die den Peppol-Zugangspunkt und die digitale Poststelle der Regierung nutzen:

• ZIP-Datei:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_{Dokumenttyp in englischer Sprache}_{BT-1}_{tatsächliches Empfangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.zip
  Beispiel: 20250801_LU31168204_invoice_12345_20250801-144025.zip
• Peppol-BIS-Rechnung im UBL-Format:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_Peppol-{Version des Peppol-Standards}_{Dokumenttyp auf Englisch}_{BT-1}_{tatsächliches Empfangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.xml
  Beispiel: 20250802_LU31168214_Peppol-30_credit-note_12346_20250802-144025.xml
• Aus der elektronischen Rechnung generierte PDF-Datei mit den wichtigsten Daten:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_data-extracted-from-{Dokumenttyp in englischer Sprache}_{BT-1}_{tatsächliches Empfangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.pdf
  Beispiel: 20250803_LU31168213_data-extracted-from-invoice_12357_20250803-144025.pdf
• Eventuelle Anhänge:
  Die Anhänge behalten den vom Absender gewählten ursprünglichen Namen.
• Elektronische Originalrechnung, die vom Peppol BIS UBL-Standard abweicht:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_original_{verwendeter Standard}-{Standardversion}-{verwendete Syntax}_{Dokumenttyp auf Englisch}_{BT-1}_{tatsächliches Empfangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.xml
  Beispiel: 20250804_LU31169345_original_XRechnung-30-CII_invoice_12368_20250804-144025.xml
• PDF der über MyGuichet übermittelten Daten
  Manuelle Eingabe mit Authentifizierung:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_MyGuichet_manual_a_{BT-1}_{tatsächliches Eingangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.pdf
  Manuelle Eingabe ohne Authentifizierung:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_MyGuichet_manual_wa_{BT-1}_{tatsächliches Eingangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.pdf
  Übermittlung mit Authentifizierung:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_MyGuichet_upload_a_{BT-1}_{tatsächliches Eingangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.pdf
  Übermittlung ohne Authentifizierung:
  {BT-2 im Format JJJJMMTT}_{BT-49}_MyGuichet_upload_wa_{BT-1}_{tatsächliches Eingangsdatum im Format JJJJMMTT-HHMMSS}.pdf