Dossiers et FAQ

Il s’agit d’une facture qui existe sous une forme électronique structurée. Elle est lisible et interprétable automatiquement par un logiciel sans intervention humaine.  Ce n’est donc pas un simple document PDF, Word ou autre qui serait envoyé, par exemple, par e-mail.

Les factures électroniques présentent de nombreux avantages pour les entités qui les émettent et celles qui les reçoivent: automatisation et efficience accrue, plus grande rapidité de traitement, délais de paiement raccourcis, réduction des coûts, meilleure traçabilité des factures…

Il s’agit d'un contrat à titre onéreux conclu par écrit entre un ou plusieurs opérateurs économiques (la plupart du temps des entreprises) et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs (organismes du secteur public) et ayant pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

Il s’agit des ministères, administrations, communes, organismes de droit public (la plupart des ASBL, établissements publics, groupements d’intérêt économique, etc.) et des associations formées par les organismes énumérés précédemment.

Le ministère de la Digitalisation publie des listes actualisées des organismes du secteur public (Excel, 46 Ko) utilisant Peppol ainsi que leur identifiants Peppol respectifs. Il est également possible de consulter directement l'annuaire Peppol. 

La loi s'applique à toutes les entreprises et autres organismes qui émettent des factures à destination du secteur public, qu’il s’agisse d’une entreprise luxembourgeoise ou étrangère.

Sauf dans les cas limitativement prévus par la loi, la facturation électronique concerne toutes les factures envoyées à un organisme du secteur public, indépendamment du montant de la facture ou du type de prestation ou de fourniture facturée.

Lorsqu’une entreprise choisit d’utiliser MyGuichet.lu, cela n’engendre pas de coûts supplémentaires, mais cette procédure ne présente pas tous les avantages de la facturation électronique. L’utilisation de Peppol, quant à elle, est liée à des coûts variables de location, de mise en place ou de maintenance d’un point d’accès. Mais si on prend en compte l’ensemble des coûts liés au processus de facturation traditionnel (établir la facture, papier, impression, enveloppe, envoi manuel, etc.), la facturation électronique conduit en règle générale à une baisse des coûts de facturation.

Un accompagnement sur mesure est proposé afin de mettre en œuvre une solution de facturation électronique dans l’entreprise avec le programme SME Packages – Digital. Cet accompagnement permettra de bénéficier d'une subvention à hauteur de 5.000 euros délivrée par la Direction générale des classes moyennes du ministère de l’Économie en collaboration avec Luxinnovation et la House of Entrepreneurship.

Pour être éligible et bénéficier de ce soutien, une entreprise doit répondre aux critères cumulatifs suivants :

• disposer d’une autorisation d’établissement octroyée par la Direction générale des classes moyennes,
  
• remplir les conditions de PME en termes d’effectifs, chiffre d’affaires annuels et bilan annuel.

Contact par e-mail à l'adresse digital@houseofentrepreneurship.lu ou par téléphone au numéro +352 42 39 39 840.

En règle générale, utiliser Peppol est toujours la solution préférable pour une entreprise de n’importe quelle taille et qui envoie un grand nombre de factures. En effet, Peppol permet d’automatiser le processus, ce qui engendre alors une plus grande efficience. Cependant, à court terme, les solutions alternatives proposées sur MyGuichet.lu sont plus adaptées aux entreprises et autres organismes qui émettent peu de factures par mois. 

Peppol est un réseau de livraison commun permettant l'émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques. Il a été mis en place pour permettre la transmission sécurisée sous format structuré, en l’occurrence un format XML, de factures, y compris de manière transfrontalière.

L'identifiant Peppol est un numéro unique associé à chaque entité. Il est comparable à une adresse (rue, numéro de maison, code postal, localité) dans le monde du courrier papier ou à une adresse e-mail dans le monde des échanges e-mails. Cet identifiant Peppol est utilisé pour identifier dans Peppol de manière fiable et univoque l’émetteur d’un message, d’un côté, et le destinataire du message, de l’autre côté.

Toutes les factures électroniques envoyées via Peppol contiennent toujours l’identifiant Peppol de l’émetteur et celui du destinataire. Sans identifiant Peppol, le réseau Peppol ne peut pas savoir à qui adresser la facture, c’est-à-dire où envoyer un message.

Les deux champs "EndpoinID" sont utilisés dans le standard Peppol BIS Billing 3.0 pour indiquer les identifiants Peppol de l’émetteur et du destinataire.

Au Luxembourg, un organisme peut utiliser comme identifiant Peppol:

• le numéro de TVA ; ou bien
• le numéro d’identité du répertoire des personnes morales (numéro à 11 chiffres aussi appelé matricule).

La codelist à utiliser dans Peppol pour les 2 types de numéros est toujours la liste 9938, c’est-à-dire LU:VAT.

Les numéros sont donc de type :

• 9938:lu10061242 (pour le numéro TVA) ; ou bien
• 9938:12345678910 (pour le numéro d’identité du répertoire des personnes morales).

Pour envoyer des factures électroniques via le réseau Peppol, votre logiciel de facturation doit être connecté à Peppol via un point d'accès Peppol. Cela peut se faire par l'intermédiaire de divers prestataires de service certifiés Peppol ou via l’utilisation de logiciels de facturation qui sont connectés par défaut (out of the box) à Peppol.

Vous trouvez la liste complète des prestataires de service Peppol sur le site web de Peppol.

La Chambre de commerce et la Chambre des métiers proposent par ailleurs des listes non-exhaustives de prestataires de service Peppol et de logiciels de facturation connectés par défaut à Peppol (luxembourgeois et étrangers). Ces listes sont publiées sur ce site à la page suivante : https://efacturation.public.lu/fr/guides.html.

Si la facture est refusée directement avant transmission au destinataire final, vous pouvez demander la raison de ce refus au ministère de la Digitalisation à l’adresse info@efact.public.lu.

Tout format de facture électronique autorisé dans le réseau Peppol est d’office conforme à la norme européenne EN 16931-1:2017 et à une des deux syntaxes légalement autorisées :

• XML UBL (Universal Business Language: langage d'affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l'organisme sans but lucratif OASIS Open;
• XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).

La facture électronique standard utilisée dans Peppol est Peppol BIS Billing 3.0 dans le format XML UBL. Vous trouvez tous les détails sur ce standard ici : https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0

Ce standard est le seul que tous les points d’accès Peppol sont obligés d’être à même de recevoir et de traiter. Il est donc fortement recommandé d’utiliser toujours ce standard pour l’envoi.

D’autres types de factures électroniques conformes aux exigences légales (XRechnung en format UBL et en format CII, Peppol BIS Billing 3.0 en format CII, Peppol EN 16931 UBL Invoice, etc.) peuvent aussi être échangés via le réseau Peppol. Cependant, il s’agit, pour ces cas de figure, de formats qui sont ou bien nationaux ou bien très peu ou quasiment pas utilisés dans la pratique. Beaucoup ou même souvent la majorité des points d’accès Peppol ne sont donc souvent pas à même de recevoir ces formats. Il est donc, en général, plutôt déconseillé d’utiliser ces formats.

Les standards actuellement acceptés peuvent être consulté dans la section "Modalités pratiques" de la page: Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession.

La norme européenne relative à la facturation électronique EN 16931-1:2017 ne contient pas de champs dédiés pour indiquer des informations relatives à une retenue de garantie. Le standard Peppol BIS Billing 3.0, qui doit être obligatoirement conforme à la norme européenne, ne connaît donc pas non plus de tels champs.

Pour couvrir, à l’heure actuelle, les besoins métier qui existent dans ce contexte, nous préconisons d’utiliser le champ texte libre "PaymentTerms:Note" (Modalités de paiement) de Peppol BIS Billing 3.0 pour fournir toutes les informations relatives à la retenue de garantie. Cette possibilité existe également dans les formulaires web sur MyGuichet.lu. Le champ correspondant y est intitulé "Modalités de paiement". 

Oui, la date définie comme critère dans la loi modifiée du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique n’est pas une éventuelle date de conclusion d’un contrat, mais bien la date d’émission de la facture. En conséquence, toute facture émise après la date d’application de l’obligation légale doit être une facture électronique conforme, ceci indépendamment de la date de conclusion du contrat dans le cadre duquel la facture est émise. Les obligations légales priment sur d’éventuelles dispositions contractuelles.

Il existe de nombreux sites web publics et privés proposant des services pour tester la conformité d’une facture électronique par rapport à un des nombreux standards de factures électroniques existants, par exemple:

• ecosio: https://ecosio.com/en/peppol-and-xml-document-validator/(permet de valider par rapport à de très nombreux standards) ou
• https://erechnungsvalidator.service-bw.de/

Vous pouvez tester si vos factures arrivent bien à destination en les envoyant vers notre environnement de test (en utilisant SMK) et vers une des deux entités déployées en test:

1. Ministère de la Digitalisation - Participant ID : 9938:LU31168204
2. Centre des technologies de l'information de l'État (CTIE) - Participant ID : 9938:LU10889245-TEST ou bien Participant ID : 9938:lu10889245

D’autres organisms du secteur public ne peuvent pas être contactés dans notre environnement de test vu qu’ils ne disposent pas d’identifiant unique Peppol dans cet environnement. Les envois via Peppol ne doivent pas être utilisés pour vérifier la conformité des fichiers au standard Peppol BIS Billing 3.0. Cette confromité doit être garantie au préalable en testant les fichiers XML quant à leur conformité via un des sites prévus à cet effet ou en utilisant le schematron mis à disposition sur le site de Peppol (https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/).

Afin de pouvoir recevoir des factures via Peppol, vous devez être membre du réseau Peppol. Pour être membre de Peppol, vous pouvez demander, via le formulaire proposé ci-dessous, au ministère de la Digitalisation de vous déployer sur le point d’accès au réseau Peppol du CTIE (Centre des technologies de l’information de l’État). Ou bien vous pouvez également faire vous-mêmes le nécessaire pour vous connecter à Peppol en louant un point d’accès auprès un des nombreux prestataires de service Peppol certifiés.

Dans les deux cas de figure, vous devez remplir le formulaire suivant pour communiquer au ministère de la Digitalisation les informations nécessaires pour que les opérateurs économiques puissent vous adresser des factures électroniques à la fois via Peppol et via les formulaires web de MyGuichet.lu: https://gd.lu/8dzPxF

Suite aux informations reçues via ce formulaire web, le ministère de la Digitalisation va, si vous souhaitez utiliser le point d’accès Peppol du CTIE, vous déployer dans les jours qui suivent sur ce point d’accès et vous informer du moment à partir duquel vous êtes joignable via Peppol.

Le ministère va aussi, pour ceux qui sont sur le point d’accès Peppol et ceux qui utilisent un autre point d’accès, utiliser ces informations pour mettre à jour la liste des OSP connectés à Peppol. Cette liste est utilisée dans les formulaires web MyGuichet.lu et publiée dans le dossier dédié à la facturation électronique sur le site du ministère de la Digitalisation.

Si un organisme du secteur public ne communique pas au ministère qu’il est connecté à Peppol, la liste est donc incomplète et il ne pourra pas recevoir de factures électroniques via les formulaires web de MyGuichet.lu.

Il est recommandé de rappeler à vos opérateurs économiques leur obligation de facturer électroniquement dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession et leur communiquer votre identifiant Peppol afin qu’ils connaissent cet identifiant et puissent facilement vous envoyer une facture électronique via Peppol ou via un des formulaires de MyGuichet.lu. 

Les opérateurs économiques étrangers disposent exactement des mêmes canaux de transmission de factures électroniques conformes que ceux mis à disposition des opérateurs économiques nationaux. Ces canaux de transmission sont ouverts, transfrontaliers par défaut, non discriminatoires envers un opérateur économique étranger et peuvent donc être utilisés sans problème aussi par ces opérateurs économiques étrangers.

Peuvent être utilisés:

1. ou bien, pour la transmission et la réception automatisée et efficiente de factures électroniques conformes, le réseau de livraison international et transfrontalier Peppol (peppol.org);
2. ou bien, pour la transmission manuelle de factures électroniques conformes, les 2 types de formulaires web proposés sur MyGuichet.lu .

Voici les liens vers les 2 types de formulaires web proposés sur MyGuichet.lu:

• Saisie manuelle d’une facture électronique dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession
• Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession

Ces formulaires web sont disponibles:

• dans des versions avec authentification, qui permettent notamment aussi l’utilisation d’une quinzaine d’eIDs (moyens d’authentification électronique) étrangères d’autres pays européens;
• dans des versions sans authentification, spécialement destinées à des opérateurs économiques qui ne disposeraient encore d’aucune eID ou qui ne disposeraient pas d’une des nombreuses eIDs étrangères acceptées sur MyGuichet.lu.

Ceux qui voudraient utiliser une des versions sans authentification des formulaires doivent au préalable demander à l’organisme du secteur public destinataire de leur facture de leur fournir un code à usage unique à indiquer sur la première page du formulaire. Ils doivent aussi obligatoirement télécharger, avant transmission de leur facture vers le destinataire de la facture, un bon de commande ou un autre document établissant le lien contractuel fourni au préalable à l’opérateur économique par l’organisme du secteur public respectif concerné.

Vous trouvez les coordonnées des partenaires qui peuvent vous fournir toutes les informations nécessaires dans le formulaire de contact de ce site Internet.

Vous pouvez envoyer vos notes de crédit  soit via le réseau Peppol ou en suivant les procédures disponibles sur MyGuichet.lu.

Sur MyGuichet.lu:

• pour la soumission manuelle de la note de crédit, veuillez utiliser la procédure "Saisie manuelle d'une note de crédit";
• pour le transmission de la note de crédit via un fichier XML, veuillez sélectionner la procédure "Transmission d'une facture électronique déjà conforme", puis sélectionnez le bouton "note de crédit" dans le champ "Type de document" au début de la procédure.

Comme pour un e-mail ou un document envoyé par la poste, une fois la facture électronique transmise, il n’est plus possible de la rectifier. Ainsi, dans tous les cas, une nouvelle facture correcte devra être émise.

Si vous devez envoyer une note de crédit, vous pouvez le faire soit à partir des formulaires MyGuichet.lu ou à partir de Peppol.

Si vous constatez une erreur dans la facture, veuillez contacter l’opérateur économique concerné. Dans la mesure où le ministère de la Digitalisation ne fait que transmettre les factures électroniques au destinataire, il ne peut pas modifier ou rectifier une facture.

Pour ne pas avoir à ressaisir vos coordonnées pour chaque nouvelle facture, vous pouvez remplir les champs dans la rubrique "Mon profil d’espace". Ces champs seront alors pré-remplis dans la ou les démarches suivantes que vous créerez pour l’envoi d’une facture électronique.

Veuillez noter qu’il est dorénavant possible de dupliquer une facture sur MyGuichet.lu. En cliquant sur une démarche qui est encore "en préparation", vous verrez une icône "Dupliquer" en haut à droite de l’écran, à côté de l’icône "Supprimer".    

Pour une XRechnung, il est indispensable d’ajouter dans le fichier XML les identifiants Peppol de l’émetteur et du destinataire de la manière suivante (vu qu’ils ne sont pas indiqués de manière automatique dans ce format):

• pour un XML de type UBL, les identifiants de l'émetteur (<cac:AccountingSupplierParty>) et du destinataire (<cac:AccountingCustomerParty>) sont à fournir, p. ex: 

<cbc:EndpointID schemeID="9938">LU31168204</cbc:EndpointID>

• pour un XML de type UN/CEFACT CII, les identifiants de l'émetteur (<ram:SellerTradeParty>) et du destinataire (<ram:BuyerTradeParty>) sont à fournir, p. ex. :

<ram:URIUniversalCommunication>

<ram:URIID  schemeID="9938">LU31168204</ram:URIID>

</ram:URIUniversalCommunication>

Le schemeID à utiliser pour tous les organismes luxembourgeois des secteurs public et privé est "9938". Pour d’autres pays, il faut utiliser le schemeID prescrit dans le réseau Peppol pour ce pays.