Guides pratiques

Guide et fiche thématique

  • Le Guide pratique de la Chambre de commerce : la Chambre de Commerce a publié un guide pratique en français et en anglais rassemblant l’ensemble des informations utiles concernant la facturation électronique : présentation du cadre réglementaire, explication de la facturation électronique, avantages, témoignages, introduction des différents types d’accompagnement et nombreuses informations pratiques.
  • La fiche thématique de la Chambre des métiers présente un résumé des informations les plus importantes en deux pages. 

Formations et conférences

Vidéos explicatives

Le ministère de la Digitalisation propose une série de 8 vidéos explicatives au sujet de la facturation électronique. Ces vidéos d'une longueur de 1 minute 30 secondes à 9 minutes 30 secondes maximum, ne sont pas exhaustives, mais informent les intéressés sur les éléments essentiels du sujet traité.  Elles ont été publiées sur la chaîne Youtube du ministère de la Digitalisation. Les liens directs se trouvent ci-dessous:

  1. Introduction
  2. Le cadre légal
  3. Les 4 concepts clés
  4. Les obligations légales
  5. Le réseau Peppol
  6. La solution MyGuichet.lu
  7. Le contenu d'une facture électronique
  8. Le dispatching après réception des factures

Les deux types de démarches MyGuichet.lu

Vous trouvez aussi ci-dessous les liens vers deux tutoriels qui expliquent au moyen d'une vidéo l'utilisation de ces deux types de démarche. Mais, vu les nombreuses améliorations et modifications qui ont eu lieu au niveau des formulaires en ligne depuis les premières versions, ces tutoriels ne sont plus à jour. Nous recommandons plutôt, si nécessaire, de simplement lire les informations détaillées fournies sur les pages décrivant les démarches elles-mêmes et d'utiliser directement les formulaires en ligne qui sont, en principe, plutôt intuitifs et ne devraient la plupart du temps pas nécessiter la consultation préalable d'une vidéo.

Le réseau Peppol: listes de prestataires

Deux listes non-exhaustives, une d'éditeurs de logiciel de facturation et de prestataires de services Peppol nationaux (Pdf, 103 Ko) et l'autre de prestataires de services Peppol internationaux (Pdf, 181 Ko), ont été établies par la Chambre de commerce et la Chambre des métiers. Tout prestataire souhaitant figurer sur une de ces listes, peut en faire la demande en nous contactant par e-mail et en fournissant l’ensemble des informations indiquées pour chaque prestataire dans la liste respective.

Une liste exhaustive de tous les prestaires de service Peppol, aussi ceux qui n'offrent peut-être pas leurs services au Luxembourg, peut être trouvée sur la page web suivante:

https://peppol.org/members/peppol-certified-service-providers

Informations sémantiques et techniques

Vous trouvez ci-dessous:

  • un fichier XLS qui décrit:
    • tous les champs d’une facture électronique, respectivement d’une note de crédit sémantiquement sur base des champs métier (BT: Business Term) définis dans la norme européenne sur la facturation électronique EN 16931-1:2017+A1:2019;
    • la correspondance de ces BT aux champs contenus dans les formulaires web MyGuichet de saisie manuelle d’une facture électronique ou d’une note de crédit;
    • la correspondance de ces BT aux champs contenus dans les deux types de PDF (facture et note de crédit) générés, après réception via Peppol et sur base des données de l’XML, pour les organismes du secteur public qui reçoivent leurs factures ou notes de crédit via le point d'accès et la salle de courrier digitale du gouvernement ("point d’accès Peppol du CTIE"); 
    • la correspondance de ces BT aux champs contenus dans le standard Peppol BIS utilisant le format XML (syntaxe) UBL.
  • 2 fichiers PDF qui sont des exemples type, des modèles fidèles illustrant quels champs d’une facture électronique, respectivement d’une note de crédit électronique sont affichés où et comment dans le PDF généré après réception via Peppol du fichier XML respectif;
  • la description des règles de nommage appliqueés aux fichiers transmis aux organismes du secteur public qui utilisent le point d'accès et la salle de courrier digitale du gouvernement.

Fichiers à télécharger:

  • Description sémantique des champs (BT) (Excel, 275 Ko) de la norme EN 16931-1:2017+A1:2019 et de leur correspondance aux champs MyGuichet.lu, PDF et Peppol (XLS). Ce fichier peut être consulté dans les trois langues suivantes: français, anglais et allemand. Pour changer la langue d’affichage de l’XLS, il faut en haut du 1er onglet du fichier choisir la langue souhaitée.
  • Exemple type du PDF généré après réception via Peppol sur base des données contenues dans une facture électronique (Pdf, 21 Ko). Ce fichier indique quels BT (Business Term) de la norme EN 16931-1:2017+A1:2019 sont affichés où et comment dans le PDF d’une facture. Pour connaître la signification de ces BT, il faut consulter l’XLS proposé ci-dessus.
  • Exemple type du PDF généré après réception via Peppol sur base des données contenues dans une note de crédit (Pdf, 21 Ko). Ce fichier indique quels BT (Business Term) de la norme EN 16931-1:2017+A1:2019 sont affichés où et comment dans le PDF d’une note de crédit. Pour connaître la signification de ces BT, il faut consulter l’XLS proposé ci-dessus.

Attention : Les PDF décrits dans le fichier XLS ci-dessus, ainsi que les exemples type de PDF proposés ci-dessus correspondent aux PDF qui sont générés à partir des XML reçus via le point d'accès Peppol du gouvernement ("point d’accès Peppol du CTIE").

Même si la majorité des organismes du secteur public luxembourgeois utilisent ce point d'accès, un grand nombre d’organismes du secteur public reçoivent néanmoins leurs fichiers via d’autres points d’accès Peppol. Ces autres plateformes peuvent, ou bien ne pas générer du tout de PDF, ou bien générer des PDF différents quant au contenu et à la présentation.

Règles de nommage pour les fichiers transmis aux organismes du secteur public qui utilisent le point d'accès Peppol et la salle de courrier digitale du gouvernement:

  • fichier ZIP:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_{type de document en anglais}_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.zip
    Exemple: 20250801_LU31168204_invoice_12345_20250801-144025.zip
  • facture électronique Peppol BIS au format UBL:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_Peppol-{version du standard Peppol}_{ type de document en anglais}_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.xml
    Exemple: 20250802_LU31168214_Peppol-30_credit-note_12346_20250802-144025.xml
  • PDF des données clés généré à partir de la facture électronique:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_data-extracted-from-{type de document en anglais}_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.pdf
    Exemple: 20250803_LU31168213_data-extracted-from-invoice_12357_20250803-144025.pdf
  • éventuelles pièces jointes:
    Les pièces jointes gardent le nom d’origine choisi par l’émetteur.
  • facture électronique originale différente du standard Peppol BIS UBL:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_original_{standard utilisé}-{version du standard}-{syntaxe utilisée}_{ type de document en anglais}_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.xml
    Exemple: 20250804_LU31169345_original_XRechnung-30-CII_invoice_12368_20250804-144025.xml
  • PDF des données transmises par MyGuichet
    Saisie manuelle avec authentification:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_MyGuichet_manual_a_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.pdf
    Saisie manuelle sans authentification:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_MyGuichet_manual_wa_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.pdf
    Transmission avec authentification:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_MyGuichet_upload_a_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.pdf
    Transmission sans authentification:
    {BT-2 au format AAAAMMJJ}_{BT-49}_MyGuichet_upload_wa_{BT-1}_{date de réception effective au format AAAAMMJJ-HHMMSS}.pdf

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